FM-Audit und Zertifizierungsservice

Ein FM-Audit sollte als geplanter, risikobasierter und nachvollziehbarer Prozess durchgeführt werden. Die Auditdurchführung muss die besonderen Betriebsbedingungen einer Schule berücksichtigen. Dazu zählen Unterrichtszeiten, Prüfungen, Ferien, Veranstaltungen, Zutrittsregelungen, Datenschutz, Schutz von Minderjährigen und die sichere Begehung technischer oder beschränkt zugänglicher Bereiche.

Ein erfolgreiches FM-Audit beginnt mit einem eindeutig definierten Auditumfang. Dieser legt fest, welche Standorte, Gebäude, Außenbereiche, Dienstleistungen, Prozesse, Organisationseinheiten und Zeiträume bewertet werden. Bei Schulverbünden muss entschieden werden, ob alle Standorte vollständig geprüft oder risikobasierte Stichproben verwendet werden.

Der Auditumfang sollte unter anderem folgende Angaben enthalten:

• Bezeichnung der Schule, Standorte und einbezogenen Gebäude;

• organisatorische und räumliche Grenzen des Audits;

• einbezogene technische und infrastrukturelle Dienstleistungen;

• interne und ausgelagerte FM-Prozesse;

• anzuwendende Auditkriterien;

• betrachteter Nachweiszeitraum;

• relevante Schichten, Betriebszeiten und Ferienphasen;

• begründete Ausschlüsse;

• zuständige Ansprechpartner und Auditteam;

• Zeitplan für Dokumentenprüfung, Interviews und Begehungen.

Vor Beginn des Audits müssen Auditkriterien und Bewertungsmethode abgestimmt werden. Eine Schule kann beispielsweise gegen ihre eigenen FM-Verfahren, die Vorgaben des Schulträgers, vertragliche Servicelevels oder die Anforderungen von ISO 41001 auditiert werden. Werden mehrere Kriterien gleichzeitig verwendet, muss im Auditbericht eindeutig erkennbar sein, auf welche Anforderung sich eine Feststellung bezieht.

Das Auditteam sollte über ausreichende Kenntnisse in Facility Management, Auditmethodik und den einbezogenen technischen oder infrastrukturellen Fachgebieten verfügen. Bei spezialisierten Bereichen, etwa Aufzugsanlagen, Brandschutztechnik, Laborinfrastruktur oder Trinkwasserhygiene, können Fachpersonen hinzugezogen werden. Auditoren müssen objektiv handeln und dürfen ihre eigenen Tätigkeiten nicht ohne geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Unparteilichkeit bewerten.

• Wirksamkeit der FM-Prozesse bewerten. Es wird geprüft, ob die Prozesse die vorgesehenen Ergebnisse erzielen und den sicheren, zuverlässigen und wirtschaftlichen Schulbetrieb unterstützen.

• Einhaltung festgelegter Verfahren verifizieren. Das Audit stellt fest, ob genehmigte Arbeitsweisen, Kontrollschritte, Freigaben und Zuständigkeiten im Tagesbetrieb tatsächlich angewendet werden.

• Leistung anhand definierter Standards bewerten. Ergebnisse werden mit Zielwerten, Servicelevels, technischen Vorgaben und anwendbaren Anforderungen verglichen.

• Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Neben formalen Abweichungen werden Potenziale zur Vereinfachung, Digitalisierung, Kostensenkung, Risikoreduzierung und Qualitätssteigerung erfasst.

• Aktivitäten zur Zertifizierungsbereitschaft unterstützen. Das Audit liefert eine belastbare Einschätzung darüber, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und welche Lücken vor einem Zertifizierungsaudit geschlossen werden müssen.

Die Auditplanung sollte risikobasiert erfolgen. Bereiche mit hoher Sicherheitsrelevanz, häufigen Störungen, hohen Kosten, wiederkehrenden Beschwerden oder früheren Nichtkonformitäten erhalten eine größere Prüftiefe. Gleichzeitig muss die Stichprobe ausreichend breit sein, damit nicht nur bekannte Problemstellen betrachtet werden.

Zu Beginn findet eine Eröffnungsbesprechung mit den verantwortlichen Personen statt. Dabei werden Auditumfang, Ziele, Zeitplan, Sicherheitsregeln, Kommunikationswege, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Nachweisen bestätigt. Änderungen gegenüber der ursprünglichen Planung werden dokumentiert.

Die Auditnachweise müssen relevant, nachvollziehbar und ausreichend sein. Eine einzelne Aussage gilt normalerweise nicht als ausreichender Beleg. Auditoren sollten durch Stichproben prüfen, ob ein Prozess über verschiedene Zeiträume, Gebäude, Mitarbeitende und Dienstleister hinweg konsistent funktioniert.

Bei einer Schulbegehung muss der laufende Unterricht möglichst wenig beeinträchtigt werden. Der Zutritt zu Unterrichts-, Betreuungs- und Verwaltungsbereichen ist mit der Schule abzustimmen. Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, Beschäftigten oder Dienstleistern dürfen nur im erforderlichen Umfang eingesehen werden. Fotos, Namenslisten und digitale Nachweise müssen entsprechend den geltenden Datenschutz- und Schutzvorgaben behandelt werden.

Feststellungen müssen sachlich formuliert und mit konkreten Nachweisen verbunden werden. Eine gute Auditfeststellung beschreibt die Anforderung, die geprüfte Situation, den objektiven Nachweis und die daraus resultierende Abweichung oder Auswirkung. Allgemeine Aussagen wie „die Wartung ist unzureichend“ sind nicht ausreichend. Stattdessen sollte beispielsweise dokumentiert werden, welche Anlagen betroffen sind, welche Wartungsvorgabe gilt, welche Nachweise fehlen und welches betriebliche Risiko daraus entsteht.

Vor dem Abschluss werden wesentliche Feststellungen mit den verantwortlichen Personen verifiziert. Dadurch können Missverständnisse, fehlende Dokumente oder sachliche Fehler geklärt werden. Die endgültige Einstufung bleibt jedoch Aufgabe des Auditteams.

Auditfeststellungen müssen nach einer vorab definierten und einheitlich angewendeten Methode klassifiziert werden. Die Priorität sollte sich nicht nur nach der Anzahl fehlender Dokumente richten. Entscheidend sind unter anderem Sicherheitsauswirkungen, systemischer Umfang, Wiederholungsgrad, Einfluss auf Unterricht und Betrieb, rechtliche Bedeutung sowie Wahrscheinlichkeit und Schwere möglicher Folgen.

Bei sicherheitskritischen Feststellungen muss die Schule unverzüglich über das mögliche Risiko informiert werden. Erforderliche Sofortmaßnahmen können beispielsweise die Sperrung eines Bereichs, die Außerbetriebnahme einer Anlage, eine provisorische Absicherung oder die Einleitung einer technischen Fachprüfung umfassen. Das Auditteam übernimmt dabei nicht automatisch die betriebliche Verantwortung. Diese verbleibt bei den zuständigen Entscheidungs- und Betreiberfunktionen.

Eine nachhaltige Korrekturmaßnahme besteht nicht nur aus der nachträglichen Ergänzung eines fehlenden Dokuments. Zunächst ist die unmittelbare Abweichung zu korrigieren. Anschließend muss die Ursache untersucht werden. Mögliche Ursachen sind unklare Zuständigkeiten, fehlende Ressourcen, unzureichende Schulung, ungeeignete Software, mangelhafte Vertragsanforderungen oder fehlende Überwachung. Erst danach wird eine Maßnahme festgelegt, die das Wiederauftreten systematisch verhindert.

• Auditumfang und Methodik: Beschreibung der geprüften Standorte, Prozesse, Dienstleistungen, Zeiträume, Auditkriterien, Stichprobenverfahren, beteiligten Personen und etwaigen Einschränkungen.

• Zusammenfassung der Feststellungen: Managementgerechte Übersicht über wesentliche Stärken, Risiken, Nichtkonformitäten und dringende Entscheidungen.

• Ergebnisse der Leistungsbewertung: Darstellung relevanter Kennzahlen, Zielabweichungen, Trends, Datenprobleme und Vergleiche zwischen Standorten oder Dienstleistern.

• Identifizierte Lücken und Nichtkonformitäten: Eindeutige Beschreibung jeder Feststellung mit Anforderungsbezug, objektivem Nachweis, betroffenem Bereich und möglicher Auswirkung.

• Empfohlene Korrekturmaßnahmen: Risikobasierte Empfehlungen zur sofortigen Begrenzung, Ursachenbeseitigung, Prozessverbesserung und Vermeidung von Wiederholungen.

• Verbesserungsmaßnahmenplan: Konsolidierter Plan mit Priorität, Maßnahme, verantwortlicher Person, benötigten Ressourcen, Zieltermin, Status und Methode zur Wirksamkeitsprüfung.

Der Bericht sollte zwischen kurzfristiger Korrektur und langfristiger Korrekturmaßnahme unterscheiden. Für jede wesentliche Feststellung ist ein verantwortlicher Maßnahmeninhaber zu benennen. Fristen müssen zur Risikobedeutung passen und dürfen nicht allein nach administrativer Bequemlichkeit festgelegt werden.

Die Schließung einer Maßnahme erfolgt erst, wenn geeignete Nachweise vorliegen. Bei wichtigen Nichtkonformitäten sollte zusätzlich geprüft werden, ob die Maßnahme tatsächlich wirksam war. Dies kann durch eine Nachprüfung, eine Kennzahlenanalyse, die Kontrolle neuer Arbeitsaufträge oder eine erneute Vor-Ort-Stichprobe erfolgen.

Die Vorbereitung auf ISO 41001 ist ein Organisationsentwicklungsprojekt und keine reine Dokumentationsaufgabe. Ziel ist die Einrichtung eines Facility-Management-Systems, das die Anforderungen der Schule versteht, FM-Leistungen systematisch plant, Risiken steuert, Ergebnisse misst und Verbesserungen nachweisbar umsetzt.

ISO 41001 stellt einen international anwendbaren Rahmen für die Einführung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines Facility-Management-Systems bereit. Die Anforderungen sind branchenunabhängig und können auf einzelne Schulen, mehrere Standorte, Schulverbünde oder die FM-Funktion eines Schulträgers angewendet werden.

Das System verbindet die strategischen Ziele der bedarfsstellenden Organisation mit den operativen Facility-Management-Leistungen. Für eine Schule bedeutet dies, dass Gebäudebetrieb, Instandhaltung, Reinigung, Sicherheit, Flächen, Versorgungsmedien und weitere Unterstützungsleistungen nachweisbar zur Verfügbarkeit einer sicheren, geeigneten und leistungsfähigen Lernumgebung beitragen müssen.

Der Zertifizierungsumfang muss klar beschrieben werden. Er kann beispielsweise den vollständigen Facility-Management-Betrieb einer Schule, ausgewählte Standorte oder bestimmte zentral gesteuerte FM-Prozesse umfassen. Das Zertifikat bezieht sich auf diesen festgelegten Umfang und nicht automatisch auf alle Tätigkeiten der Bildungseinrichtung.

ISO 41001 beschreibt Anforderungen an das Managementsystem, schreibt jedoch nicht für jede Schule identische technische Lösungen oder Kennzahlen vor. Die Schule muss ihre Prozesse entsprechend ihrer Größe, Gebäudestruktur, Risiken, Nutzergruppen und betrieblichen Rahmenbedingungen gestalten.

Die Zertifizierung wird durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle durchgeführt, nicht durch ISO selbst. Bei der Auswahl sollte die Schule auf nachgewiesene Kompetenz für Facility-Management-Systeme, Unparteilichkeit, geeignete Akkreditierung und Erfahrung mit komplexen oder mehrstandortbezogenen Organisationen achten.

Die Lückenanalyse vergleicht die bestehenden FM-Praktiken mit den Anforderungen des vorgesehenen Managementsystems. Sie zeigt nicht nur, welche Dokumente fehlen, sondern auch, ob Prozesse wirksam umgesetzt, gesteuert und durch geeignete Nachweise belegt werden.

Für jede Anforderung sollte ein eindeutiger Status festgelegt werden, zum Beispiel:

Die Lückenanalyse sollte die tatsächliche Umsetzung einbeziehen. Ein Prozess gilt nicht allein deshalb als erfüllt, weil eine Verfahrensanweisung vorhanden ist. Es müssen ausreichende Nachweise über Anwendung, Überwachung und Verbesserung vorliegen.

Besondere Aufmerksamkeit erfordern ausgelagerte Dienstleistungen. Auch wenn Reinigung, Wartung, Sicherheitsdienste oder Außenanlagenpflege an Dritte vergeben wurden, bleibt die Schule beziehungsweise die verantwortliche Organisation für die wirksame Steuerung der ausgelagerten Prozesse innerhalb des FM-Systems verantwortlich. Verträge, Leistungsbeschreibungen, Qualifikationsanforderungen, Kontrollen, Eskalationen und Leistungsbewertungen müssen deshalb in die Lückenanalyse einbezogen werden.

• Bestehende FM-Verfahren prüfen. Richtlinien, Prozesse, Arbeitsanweisungen, Verträge und Aufzeichnungen werden auf Vollständigkeit, Aktualität und tatsächliche Anwendung untersucht.

• Aktuelle Praktiken mit den Anforderungen von ISO 41001 vergleichen. Eine Anforderungsmatrix ordnet jeder relevanten Anforderung vorhandene Prozesse, Verantwortliche und Nachweise zu.

• Fehlende Kontrollen und Dokumentationen identifizieren. Dabei wird zwischen vollständig fehlenden Elementen, uneinheitlicher Umsetzung und unzureichender Nachweisführung unterschieden.

• Verbesserungsprioritäten bestimmen. Lücken werden nach Risiko, Zertifizierungsrelevanz, Ressourcenbedarf, Abhängigkeiten und Einfluss auf den Schulbetrieb priorisiert.

• Umsetzungsanforderungen festlegen. Für jede Lücke werden erwartetes Ergebnis, verantwortliche Person, notwendige Ressourcen, Termin und Erfolgsnachweis definiert.

Das Ergebnis sollte in einem umsetzbaren Bereitschaftsplan zusammengeführt werden. Dieser enthält kurzfristige Korrekturen, grundlegende Systementwicklungen, Schulungsbedarf, technische oder digitale Anforderungen und notwendige Entscheidungen der Leitung. Klima-, Resilienz- und Anpassungsaspekte sollten berücksichtigt werden, soweit sie für den Kontext der Schule und die Anforderungen interessierter Parteien relevant sind.

Die FM-Politik sollte zur Größe und Komplexität der Schule passen und von der verantwortlichen Leitung genehmigt werden. Sie muss in messbare Ziele übersetzt werden. Ein allgemeines Ziel wie „Verbesserung der Instandhaltung“ ist nicht ausreichend. Ein geeignetes Ziel könnte festlegen, dass ein bestimmter Anteil der geplanten präventiven Wartungen innerhalb des vorgesehenen Zeitfensters abgeschlossen wird und überfällige sicherheitskritische Arbeiten unmittelbar eskaliert werden.

Der Prozessrahmen sollte mindestens die für den festgelegten Geltungsbereich wesentlichen Abläufe abbilden. Dazu können gehören:

• Ermittlung der FM-Anforderungen;

• FM-Planung und Budgetierung;

• Asset- und Bestandsdatenmanagement;

• präventive und korrektive Instandhaltung;

• Störungs- und Auftragsmanagement;

• Reinigung und Hygiene;

• Sicherheits- und Zutrittsmanagement;

• Versorgungs- und Verbrauchsmanagement;

• Flächen- und Belegungsmanagement;

• Beschaffung und Dienstleistersteuerung;

• Änderungs- und Projektübergabemanagement;

• Notfall- und Betriebsunterbrechungsschnittstellen;

• Leistungsüberwachung und Berichterstattung;

• Beschwerde- und Nutzerfeedbackmanagement.

Geeignete schulbezogene Kennzahlen können unter anderem umfassen:

• termingerechte Erfüllung geplanter Wartungen;

• Anzahl überfälliger sicherheitskritischer Maßnahmen;

• durchschnittliche Reaktions- und Behebungszeit bei Störungen;

• Verfügbarkeit kritischer technischer Anlagen;

• Umfang des Instandhaltungsrückstands;

• Vollständigkeit und Richtigkeit der Asset-Daten;

• Ergebnisse von Reinigungs- und Hygieneinspektionen;

• Bearbeitungszeit von Beschwerden;

• Energie- und Wasserverbrauch je geeigneter Bezugsgröße;

• Nutzerzufriedenheit;

• fristgerechte Schließung von Audit- und Verbesserungsmaßnahmen.

Kennzahlen dürfen nicht isoliert betrachtet werden. Eine sehr kurze Störungsabschlusszeit ist beispielsweise nicht positiv, wenn Aufträge ohne nachhaltige Fehlerbeseitigung geschlossen und später erneut geöffnet werden. Deshalb sollten quantitative Daten mit Qualitätsprüfungen, Wiederholungsraten, Nutzerfeedback und Risikoinformationen kombiniert werden.

Zur Systementwicklung gehören auch Kompetenz und Bewusstsein. Für jede relevante Rolle müssen notwendige Fähigkeiten festgelegt werden. Schulungsmaßnahmen können unter anderem Auditkenntnisse, Auftragsmanagement, technische Betreiberpflichten, Notfallabläufe, Fremdfirmensteuerung, Datenschutz und Dokumentenlenkung betreffen. Die Schule muss nachweisen können, dass Schulungen nicht nur durchgeführt, sondern hinsichtlich ihrer Wirksamkeit bewertet wurden.

Vor dem externen Zertifizierungsaudit muss die Schule nachweisen können, dass das Facility-Management-System nicht nur geplant und dokumentiert, sondern über einen ausreichenden Zeitraum praktisch angewendet wurde. Hierfür sind vollständige Aufzeichnungen, interne Bewertungen und sichtbare Reaktionen auf festgestellte Abweichungen erforderlich.

Das interne Audit muss objektiv geplant werden. Auditoren sollten keine Bereiche bewerten, für deren tägliche Durchführung sie unmittelbar verantwortlich sind, sofern dies organisatorisch vermieden werden kann. Bei kleinen Organisationen können externe Auditoren oder standortübergreifende Auditmodelle eingesetzt werden.

Die Managementbewertung darf nicht als reine Präsentation von Kennzahlen behandelt werden. Die Leitung muss bewerten, ob das System weiterhin geeignet, angemessen und wirksam ist. Entscheidungen über Ressourcen, Prioritäten, Zieländerungen, Risiken und Verbesserungen sind zu dokumentieren und anschließend nachzuverfolgen.

• Nachgewiesene Erfüllung der Anforderungen von ISO 41001. Für jede relevante Anforderung sind Prozesse, Verantwortlichkeiten und objektive Nachweise vorhanden.

• Wirksame Umsetzung der FM-Managementprozesse. Mitarbeitende und Dienstleister kennen ihre Rollen, wenden die festgelegten Abläufe an und können die praktische Durchführung belegen.

• Etablierter Rahmen zur Leistungsüberwachung. Ziele, Kennzahlen, Datenquellen, Berichtswege und Reaktionen auf Abweichungen sind eingerichtet und werden regelmäßig genutzt.

• Verfügbarkeit dokumentierter Zertifizierungsnachweise. Richtlinien, Aufzeichnungen, Auditberichte, Managementbewertungen und Korrekturmaßnahmen sind gelenkt, aktuell und für das Audit zugänglich.

Zur abschließenden Vorbereitung kann ein unabhängiges Probeaudit durchgeführt werden. Dieses sollte unter realistischen Bedingungen prüfen, ob Beschäftigte ihre Rollen erklären können, Nachweise zeitnah auffindbar sind und Prozesse über mehrere Standorte beziehungsweise Dienstleistungen hinweg konsistent funktionieren.

Vor dem externen Audit sind außerdem der Zertifizierungsumfang, die Standortliste, Beschäftigtenzahlen, Schichtmodelle, ausgelagerte Prozesse und Ansprechpartner mit der Zertifizierungsstelle abzustimmen. Für Begehungen müssen Zutritts-, Sicherheits-, Datenschutz- und Begleitregelungen festgelegt werden. Relevante externe Dienstleister sollten für Interviews und Nachweisprüfungen verfügbar sein.